Case Study
Fastighetsförvaltning & Hyresrätter
Smart digital transformation för moderna bostäder
Av sekretesskäl använder vi ett annat företagsnamn, men alla siffror och resultat är från ett riktigt projekt.
Resultat i siffror
Utmaningen
Ineffektiv förvaltning och otillfredsställda hyresgäster
Bakgrund
FastighetsOptima AB, ett etablerat hyresrättsföretag med 3 200 lägenheter fördelade på 28 fastigheter i Mälardalen, kämpade med ineffektiva processer och låg hyresgästnöjdhet. Företaget hade ambitiösa hållbarhetsmål men saknade verktyg för att mäta och optimera energiförbrukning.
Hyresgästportalen var föråldrad och svåranvänd. Felanmälningar skickades via telefon eller e-post, vilket ledde till lång handläggningstid och bristande kommunikation. Energikostnaderna var höga utan möjlighet till detaljerad uppföljning per fastighet eller lägenhet. Säkerheten i fastigheterna var otillräcklig med flera inbrott årligen, särskilt i källarförråd och cykelrum.
Administrationen var tungrodd med manuell hantering av avtal, fakturering och underhållsscheman. Personalen saknade realtidsinsyn i fastigheternas status, vilket gjorde det svårt att agera proaktivt vid problem.
Lösningen
Heltäckande digital och smart fastighetsplattform
Vår approach
Vi genomförde ett omfattande transformationsprojekt över 10 månader som kombinerade IoT-teknologi, webbutveckling och säkerhetslösningar.
IoT & Energioptimering: Vi installerade ett nätverk av IoT-sensorer i samtliga fastigheter för övervakning av temperatur, fukt, vattenförbrukning och elförbrukning. Smarta värmestyrningssystem implementerades som automatiskt justerar uppvärmningen baserat på utomhustemperatur, väderprognoser och faktisk användning. Vattenläcksensorer installerades i alla badrum och kök för tidig upptäckt. Systemet ger realtidsdata och AI-baserade prognoser för energioptimering.
Modern Webbplattform: En helt ny hyresgästportal utvecklades med React och Next.js. Portalen erbjuder digital felanmälan med bilduppladdning och statusuppdateringar i realtid. Hyresgäster kan boka gemensamma utrymmen som tvättstuga, gästlägenhet och festlokal direkt i portalen. Digital dokumenthantering för kontrakt och kvitton implementerades. En mobilapp för både iOS och Android skapades för enkel åtkomst. Förvaltningspersonal fick ett omfattande dashboard med överblick över alla fastigheter, pågående ärenden och underhållsbehov.
Säkerhetssystem: Moderna säkerhetslösningar installerades i alla fastigheter. IP-kamerasystem med ansiktsigenkänning och rörelsedetektion monterades vid entréer, cykelrum och källare. Smart låssystem med mobil åtkomst och besöksloggar implementerades. Brandlarmsystemet uppgraderades till molnbaserad övervakning med automatiska notifikationer. En centralövervakad trygghetslösning med direktkontakt till säkerhetsföretag sattes upp. All data krypterades och systemet uppfyllde GDPR-krav för personlig integritet.
Implementation & Teknologi
Komplex integration med fokus på användbarhet
Teknisk genomgång
Projektet krävde noggrann planering och fasad utrullning för att minimera störningar för hyresgästerna. Installationen av IoT-sensorer genomfördes fastighet för fastighet under tre månader. Totalt installerades över 1 200 sensorer av olika typer.
Webbplattformen byggdes på en modern tech-stack med React/Next.js för frontend, Node.js och PostgreSQL för backend, samt Azure för molninfrastruktur. Realtidskommunikation implementerades med WebSockets för liveupdateringar. Ett REST API skapades för integration mellan alla system.
Säkerhetsinstallationen utfördes av certifierade tekniker i samarbete med vårt team. Alla system integrerades i en central plattform med enhetlig användarupplevelse. Omfattande utbildning gavs till både förvaltningspersonal och hyresgäster genom workshops, videotutorials och personlig support under de första veckorna.
Resultat & Effekter
Dramatiska förbättringar på alla plan
Mätbara framgångar
Hyresgästnöjdheten ökade med 54% enligt årlig enkätundersökning, där särskilt den digitala felanmälan och kommunikationen fick höga betyg. Genomsnittlig handläggningstid för felanmälningar minskade från 8,5 dagar till 1,9 dagar - en förbättring på 78%.
Energikostnaderna sjönk med 32% tack vare optimerad uppvärmning och tidig upptäckt av läckor. Detta motsvarade en årlig besparing på 4,8 miljoner kronor. Vattenförbrukningen minskade med 18% genom läckdetektering och medvetenhet hos hyresgäster via realtidsstatistik.
Säkerheten förbättrades markant med 89% minskning av inbrott i källarförråd och cykelrum. Inga cykelstölder rapporterades efter installation av det nya låssystemet. Hyresgästerna kände sig tryggare, vilket återspeglas i nöjdhetsundersökningen.
Administrativt frigjordes 40% av personalens tid från manuella rutiner till värdeskapande arbete som hyresgästkontakt och förbättringsarbete. Digital dokumenthantering reducerade pappersanvändningen med 87%. Mobilappen laddades ner av 76% av hyresgästerna inom tre månader och har ett betyg på 4,6 av 5 stjärnor.
Företaget uppnådde sina miljömål två år i förtid tack vare energioptimeringen. Vakansgraden sjönk från 8% till 2,5% då moderna lägenheter med smarta funktioner blev mycket attraktiva. Tre nya fastigheter förvärvades och utrustades direkt med samma system.
"Transformationen har varit remarkabel. Vi har gått från en traditionell fastighetsförvaltare till en modern, teknikdriven organisation. Hyresgästerna älskar den nya portalen och vi ser tydligt hur energioptimeringen påverkar både ekonomi och miljö. Det här var en investering som betalade sig själv på 18 månader."
Vill ni modernisera er fastighetsförvaltning?
Vi hjälper fastighetsbolag att implementera smarta lösningar för framtiden